Organisationstipps für den Stationsalltag

Organisation ist das A und O für einen gelungenen Stationsalltag. Der medizinische und ärztliche Fachkräftemangel in den Spitälern und Kliniken führt jedoch häufig zu zeitlichen Engpässen. Oft reicht die Zeit nicht aus, um den Stationsalltag zu planen und Arbeitsschritte strukturiert abzuarbeiten. Doch mit ein paar Tricks kann man sich die Arbeit erleichtern und den Alltag effektiver gestalten.

Vorbereitung ist alles: Stellen Sie sicher, dass Sie genug Zeit für die Organisation haben

Einer der wichtigsten Organisationstipps ist es, sich genügend Zeit für die Vorbereitung zu nehmen. Angesichts des oft stressigen Arbeitsalltags lohnt es sich demnach vor Beginn der Schicht Zeit für die Planung des Arbeitstages nehmen. Übergaben der Tag- oder Nachtschicht helfen dabei, sich einen Überblick über die aktuelle Situation auf der Station zu verschaffen. Gab es seit der letzten Schicht Neuaufnahmen und Entlassungen? Gab es Notfälle oder Patienten/-innen, deren Zustand sich stark verschlechtert hat? Im nächsten Schritt können Sie Ihre Arbeitsschritte dann sorgfältig planen. Idealerweise berücksichtigen Sie bei der Tagesplanung auch Pausen, damit Sie nicht erschöpft sind und keine Fehler machen.

Schaffen Sie ein effektives System: Nutzen Sie analoge und digitale Werkzeuge, um Ihre Arbeit zu organisieren

Analoge und digitale Tools helfen bei der Strukturierung und tragen so massgeblich zu einem glatten Ablauf des Stationsalltags bei. Mit analogen Tools sind in diesem Zusammenhang alle Unterlagen und Utensilien gemeint, die Sie täglich im Stationsalltag nutzen. Dies sind u.a. die Patientenakten, die Überweisungs- und Transportscheine oder auch einfaches Druckerpapier und Kugelschreiber. Stellen Sie sicher, dass Sie die relevanten Unterlagen immer griffbereit haben. Es empfiehlt sich, die Utensilien an einem prägnanten und leicht erreichbaren Ort abzulegen. So sparen Sie Zeit und Nerven bei der Suche nach dem richtigen Werkzeug oder Papier. Darüber hinaus sollten Sie regelmässig überprüfen, ob alle Unterlagen aktuell sind und ob Sie alle notwendigen Informationen haben. So vermeiden Sie unnötige Stresssituationen und können sicher sein, dass Sie immer auf dem neuesten Stand sind.

Daneben hat sich die Nutzung von Online-Tools zur besseren Organisation bewährt. Auf Station arbeitet man im Team zusammen. Überlegen Sie daher, ob Sie Kommunikation und Informationsübergabe wie bspw. das Bereitstellen des ärztlichen Entlassungsbriefs an die Pflegekräfte mithilfe digitaler Plattformen erleichtern können. Ideen können hier das Intranet oder das hausinterne QM-System sein. Denken Sie einmal an die technische Infrastruktur des Spitals, in dem Sie tätig sind. Meistens sind solche oder ähnliche Systeme zwar vorhanden, werden jedoch kaum genutzt.

Setzen Sie Prioritäten: Identifizieren Sie die wichtigsten Aufgaben

Eine dynamisch wachsende „To-Do“-Liste in Kombination mit Notfällen kann schnell dazu führen, dass man den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben verliert. Im Ergebnis entsteht das Gefühl von Überforderung und Zweifel an der eigenen Fähigkeit, Aufgaben zuverlässig zu erledigen.

Das Festlegen von Prioritäten hilft vor diesem Hintergrund dabei, einen kühlen Kopf zu bewahren. So kann sichergestellt werden, dass die wichtigen und dringenden Aufgaben immer erledigt werden. Reicht die Zeit innerhalb einer Schicht nicht aus, können weniger wichtige Aufgaben verschoben werden. Wichtig ist hier zwischen planbaren Aufgaben und unvorhersehbaren Notfällen zu unterscheiden. Notfälle haben zunächst immer Priorität. Nichtsdestotrotz können auch Notfälle als dringend oder weniger dringend bewertet werden. Hat bspw. ein/e Patient/in Schmerzen und ist chronische/r Schmerzpatient/in, muss dies nicht zwingend ein Notfall sein. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die Kommunikation im Team. Sprechen Sie sich ab und leiten Sie bspw. das Pflegepersonal an, Rückfragen zu stellen, bevor ein Notfall ausgelöst wird.

Bleiben Sie flexibel: Das Meistern unerwarteter Änderungen durch Delegation

Im dynamischen Stationsalltag werden Ärzte/-innen oft mit unvorhersehbaren Situationen konfrontiert. Wer es hier begreift, den eigenen Plan dynamisch anzupassen, wird trotz anspruchsvoller Situationen wie bspw. mehreren medizinischen Notfällen innerhalb einer Schicht auch den wichtigen alltäglichen Aufgaben gerecht werden können. Das Schlüsselwort hier ist Delegation. Bei der Planung der eigenen Aufgaben und der Festlegung der Prioritäten sollte bereits die mögliche Delegation einzelner Aufgaben berücksichtigt werden. Gibt es Kollegen/-innen, die Experten/-innen in bestimmten Bereichen sind und diese Aufgaben entsprechend schneller und effizienter erledigen können? Einige Aufgaben wie bspw. die Koordination der Pflege kann auch durch die Pflegefachpersonen übernommen werden.

Durch die Weitergabe bestimmter Verantwortungsbereiche können Sie sich auf die Kernaufgaben konzentrieren.  An dieser Stelle soll auf die rechtlichen Bestimmungen gem. des Schweizer Bundesgesetz über die Krankenversicherung (KVG) hingewiesen werden. Dieses Gesetz legt fest, welche Leistungen von wem erbracht werden dürfen. Die Vorgaben müssen demnach bei einer Delegation in jedem Fall berücksichtigt werden.

Behalten Sie den Überblick: Schaffen Sie regelmässige Check-Points

Da sich das Arbeitsumfeld, sowie rechtliche und hausinterne Vorgaben zweitweise ändern können, sollten Sie Check-Point in ihre Arbeitsorganisation einbauen. In diesem Rahmen kann durch eine regelmässige Kontrolle der eigenen Arbeitsweise und einer kritischen Selbstreflexion die Effektivität der aktuellen Organisation überprüft werden. Werden hier Missstände aufgedeckt, gilt es diese zu analysieren und optimal an veränderte Bedingungen anzupassen. Dies kann zum Beispiel die Neubesetzung einer offenen Stelle oder die Umstellung der Patientenakten von analog auf digital sein. Wer den Veränderungen durch die dynamische Anpassung der eigenen Arbeitsorganisation begegnet, wird die Effizienz der eigenen Arbeitsorganisation nachhaltig steigern können.

Fazit

Organisation ist keine Zauberei, aber mit ein paar Tricks kann man den Alltag deutlich vereinfachen. Wenn Sie sich genügend Zeit nehmen, Prioritäten setzen und es verstehen Aufgaben dynamisch anzupassen und entsprechend zu delegieren, können Sie viel entspannter arbeiten und Fehler vermeiden. So erhalten Patienten/-innen die bestmögliche Versorgung und die Arbeit macht auch an sehr anspruchsvollen und stressigen Tagen mehr Spass.