Bürokratie in Praxis und Spital: Wo Ärzte Zeit verlieren

Administrative Arbeit ist im Gesundheitswesen unverzichtbar, wenn sie Patientensicherheit, Qualität, rechtliche Nachvollziehbarkeit oder eine korrekte Vergütung gewährleistet. Problematisch wird sie dort, wo dieselben Angaben mehrfach erfasst, Formulare ausgedruckt und wieder eingescannt oder bereits dokumentierte medizinische Informationen erneut begründet werden müssen. Eine Erhebung der Schweizerischen Gesellschaft für Allgemeine Innere Medizin, kurz SGAIM, zeigt, welche Vorgänge Gesundheitsfachpersonen besonders häufig als unnötigen administrativen Aufwand erleben. Eine unabhängige Befragung des Commonwealth Fund, ausgewertet durch das Schweizerische Gesundheitsobservatorium Obsan, bestätigt die hohe Belastung durch Versicherungs- und Abrechnungsaufgaben.

Was die SGAIM-Erhebung tatsächlich misst

Die SGAIM befragte zwischen dem 25. September 2025 und dem 5. Januar 2026 insgesamt 1’856 Gesundheitsfachpersonen (zum Paper). 67 Prozent arbeiteten in Praxen, 17 Prozent im ambulanten und 14 Prozent im stationären Spitalbereich. 87 Prozent ordneten ihr Tätigkeitsgebiet der Grundversorgung zu. Unter den Teilnehmenden waren 29 Medizinische Praxisassistentinnen und Praxisassistenten, Medizinische Praxiskoordinatorinnen und Praxiskoordinatoren, Advanced Practice Nurses oder Pflegende.

Gefragt wurde, wie häufig bestimmte Arbeiten unnötigen administrativen Aufwand verursachen. Die Rangfolge ist deshalb keine Messung verlorener Minuten oder Arbeitsstunden. Ebenso wurden keine Patientenschäden, Wartezeiten oder Behandlungsverzögerungen erhoben. Die veröffentlichte Infografik nennt keine Rekrutierungsweise, Rücklaufquote, Gewichtung oder Konfidenzintervalle. Die Ergebnisse liefern somit ein breites Bild der Erfahrungen der Teilnehmenden, sollten aber nicht automatisch als repräsentative Häufigkeitsschätzung für die gesamte Schweizer Ärzteschaft interpretiert werden.

Diese administrativen Aufgaben belasten besonders häufig

Die fünf erstplatzierten Aufgaben der SGAIM-Häufigkeitsauswertung sind:

1. Medikationslisten aktualisieren und Rezepte überprüfen: Besonders belastend sind Übergänge zwischen Spital und Praxis sowie Anpassungen infolge von Lieferengpässen. Medizinische Informationen müssen dabei häufig manuell überprüft oder übertragen werden.
2. Doppeldokumentationen durch inkompatible Systeme: Informationen werden mehrfach erfasst, weil elektronische Krankengeschichten, Patienteninformationssysteme und Klinikinformationssysteme Daten nicht strukturiert austauschen können. Auch nicht bearbeitbare PDF-Dokumente tragen zu dieser Doppelarbeit bei.
3. Rückfragen von Krankenversicherern und Kostengutsprachen: Dazu gehören wiederholte Begründungsanfragen und Wiedererwägungsgesuche, auch wenn relevante medizinische Angaben bereits vorliegen.
4. Medizinische Anliegen per E-Mail statt im direkten Gespräch: Medizinische Fragen, die eigentlich eine telefonische oder persönliche Beurteilung erfordern, werden zunehmend schriftlich an Praxen und Spitäler herangetragen. Das kann zusätzliche Rückfragen, Dokumentationsaufwand und Abgrenzungsprobleme verursachen.
5. Arbeitsunfähigkeitszeugnisse ab dem ersten Krankheitstag: Insbesondere Kurzzeugnisse werden als belastend erlebt, wenn für eine medizinisch wenig komplexe Situation ein formeller Arztkontakt erforderlich wird.

Diese Rangfolge basiert auf der Häufigkeit des als unnötig wahrgenommenen Aufwands, nicht auf einer objektiven Zeitmessung.

Welche Aufgaben würden die Befragten am liebsten abschaffen?

In einer separaten offenen Frage wollte die SGAIM wissen, welche einzelne administrative Aufgabe die Teilnehmenden am liebsten sofort abschaffen würden. Hier ergab sich eine andere Reihenfolge:

1. Rückfragen, Kostengutsprachen und Rechtfertigungen gegenüber Krankenversicherern
2. Wiederkehrende Versicherungsberichte, etwa für Invalidenversicherung, Krankentaggeldversicherung, Unfallversicherung und Zusatzversicherungen
3. Manuelles Übertragen von Diagnosen und Medikationslisten
4. Arbeitsunfähigkeitszeugnisse und Kurzatteste, vor allem ab dem ersten Krankheitstag
5. Papierbasierte, nicht standardisierte Formulare und andere Medienbrüche

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Digitalisierung entlastet nur mit funktionierenden Schnittstellen

Die SGAIM-Ergebnisse zeigen, dass viele Probleme nicht durch einen vollständigen Mangel an Digitalisierung entstehen. Häufig sind Prozesse bereits teilweise digital, bleiben aber durch Medienbrüche und nicht kompatible Systeme ineffizient.

Als häufig oder sehr häufig störend nannten die Teilnehmenden:

• fehlende Interoperabilität elektronischer Daten: 83 Prozent
• Formulare, die handschriftlich ausgefüllt, ausgedruckt oder gescannt werden müssen: *3 Prozent
• fehlende Vorbefüllung trotz elektronischer Krankengeschichte: 72 Prozent
• fehlende Delegationsmöglichkeiten, weil nur Ärzte Formulare ausfüllen können: 69 Prozent
• erneutes Ausfüllen von Feldern wie Name oder AHV-Nummer: 69 Prozent

Bei den Übermittlungskanälen nannten 67 Prozent Papier und 56 Prozent nicht bearbeitbare PDF-Dokumente. Ein PDF ist damit nicht automatisch ein effizienter digitaler Prozess. Muss es ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt oder manuell in ein anderes System übertragen werden, bleibt der Medienbruch bestehen.

Auch die Effizienzbewertungen weisen auf Unterschiede hin. Interne Administrationsprozesse erhielten durchschnittlich 6,2 von 10 Punkten, externe Prozesse dagegen nur 5,5 Punkte. Das spricht dafür, dass insbesondere die Zusammenarbeit über Organisations- und Systemgrenzen hinweg als verbesserungsbedürftig erlebt wird.

Wie viel Arbeitszeit bindet Administration?

Die SGAIM-Erhebung selbst enthält keine objektive Zeitmessung. Hinweise auf den Umfang liefert jedoch der International Health Policy Survey 2025 des Commonwealth Fund. Das Obsan wertete die Schweizer Ergebnisse im Auftrag des Bundesamts für Gesundheit aus.

Für die Schweizer Erhebung wurde aus den FMH-Mitgliederdaten eine zufällige Stichprobe von Grundversorgerinnen und Grundversorgern gezogen. 1’313 Personen nahmen teil, die Rücklaufquote betrug 34,4 Prozent. Die Daten wurden nach Sprachregion, Geschlecht und Alter gewichtet, damit sie die Ärzteschaft in der Schweizer Grundversorgung möglichst repräsentativ abbilden.

Die Ergebnisse zeigen:

• 76,9 Prozent bezeichneten den Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten im Zusammenhang mit Versicherungen oder Abrechnungen, der zulasten anderer Aufgaben geht, als grosses Problem. Im Vergleich der zehn teilnehmenden Länder lag die Schweiz damit auf dem ersten Rang.
• 43,5 Prozent schätzten, dass allgemeine administrative Aufgaben wie Patientendossiers, Besprechungen oder Qualitätssicherung mindestens 20 Prozent ihrer Arbeitszeit beanspruchen.
• 46,3 Prozent gaben an, mindestens 10 Prozent ihrer Arbeitszeit für Versicherungsfragen oder Rechnungsstellung aufzuwenden.

Auch diese Angaben beruhen auf Selbsteinschätzungen und nicht auf einer fortlaufenden Arbeitszeiterfassung. Sie zeigen dennoch, dass die administrative Belastung nicht nur als gelegentliches Ärgernis wahrgenommen wird, sondern einen erheblichen Teil des ärztlichen Arbeitsalltags betreffen kann.

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Warum die Belastung versorgungsrelevant ist

Die vorliegenden Befragungen belegen nicht, dass einzelne Formulare unmittelbar zu Behandlungsfehlern oder konkreten Patientenschäden führen. Eine solche Kausalität wurde nicht untersucht. Sie zeigen jedoch, dass administrative Aufgaben Zeit, Aufmerksamkeit und personelle Ressourcen binden. Werden medizinische Daten mehrfach übertragen, Berichte wiederholt erstellt oder bereits vorhandene Informationen erneut angefordert, stehen diese Ressourcen nicht gleichzeitig für Gespräche, Diagnostik, Therapie oder Koordination zur Verfügung.

Nicht jede Kontrolle ist unnötige Bürokratie

Dokumentationspflichten, Kostengutsprachen und Versicherungsprüfungen können legitime Funktionen erfüllen. Sie sollen unter anderem medizinische Entscheidungen nachvollziehbar machen, gesetzliche Voraussetzungen prüfen und die zweckmässige Verwendung von Mitteln sicherstellen.

Aus Sicht des Krankenversichererverbands prio.swiss geht ein grosser Teil der Rückfragen auf regulatorische Vorgaben des BAG oder des Gesetzgebers zurück. Versicherer müssten beispielsweise Limitationen sowie Kriterien der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit prüfen. Die FMH weist ebenfalls darauf hin, dass selbst verzichtbar erscheinende Rückfragen teilweise durch behördliche Vorgaben ausgelöst werden.

Die Ursachen liegen deshalb nicht allein bei den Versicherern. Bürokratie entsteht aus einem Zusammenspiel von gesetzlichen Vorgaben, Versicherungsprozessen, inkompatiblen IT-Systemen, nicht standardisierten Formularen und internen Abläufen bei Leistungserbringern.

Entscheidend ist nicht, jede Kontrolle oder Dokumentation abzuschaffen. Ziel sollte sein, notwendige Informationen einmal, strukturiert und verhältnismässig zu erheben und sie anschliessend für berechtigte Zwecke sicher wiederzuverwenden.

Welche Massnahmen bereits laufen

FMH und prio.swiss haben einen gemeinsamen Prozess angekündigt, um unnötigen administrativen Aufwand zu identifizieren, Lösungsansätze zu entwickeln und Massnahmen umzusetzen und auszuwerten. Die Ergebnisse der SGAIM-Erhebung sollen in diese Arbeit einfliessen.

Die SGAIM berichtete im Mai 2026 zudem über eine BAG-Arbeitsgruppe, die Empfehlungen zur Reduktion administrativer Tätigkeiten erarbeiten soll. Das Institut für Hausarztmedizin Zürich führt dazu im Auftrag des BAG eine weitere Befragung durch. Die gemeinsame Arbeitsgruppe von FMH und prio.swiss will zunächst Massnahmen priorisieren, die rasch und mit begrenztem Aufwand umsetzbar sind.

Bund will Daten nach dem Once-Only-Prinzip erheben

Der Bundesrat hat dem Parlament im Februar 2026 eine Gesetzesänderung vorgelegt, mit der das Prinzip der einmaligen Datenerhebung im Krankenversicherungsgesetz verankert werden soll. Verwaltungsdaten sollen nur einmal erhoben und anschliessend aus einer gemeinsamen Quelle für verschiedene berechtigte Zwecke genutzt werden.

Die Umsetzung ist zunächst für den spitalstationären Bereich über die Plattform SpiGes vorgesehen. Die angepassten Rechtsgrundlagen sollen später auch die Einbindung ambulanter Daten ermöglichen. Das Vorhaben kann Mehrfachmeldungen an Behörden und andere Institutionen reduzieren. Sein unmittelbarer Anwendungsbereich ist jedoch enger als die Gesamtheit der in der SGAIM-Erhebung genannten Probleme. Medikationsübertragungen, Arztzeugnisse oder Versicherungsformulare werden dadurch nicht automatisch gelöst.

HL7 FHIR wird Grundlage für den SwissHDS

Im Mai 2026 wurde HL7 FHIR offiziell als Grundlage für den Datenaustausch im Schweizer Gesundheitswesen vorgegeben. Innerhalb des geplanten Gesundheitsdatenraums SwissHDS soll der Standard für Schnittstellen und Transaktionen verbindlich werden.

Ein technischer Standard allein schafft jedoch noch keine Interoperabilität. Bestehende Systeme müssen ihn möglichst einheitlich umsetzen. Zusätzlich braucht es gemeinsame Spezifikationen, eindeutig definierte Dateninhalte, verlässliche Identitäten, Zugriffsregeln und eine tragfähige Governance.

Wegen der Sparvorgaben des Parlaments wurde DigiSanté im Juni 2026 neu priorisiert. Der SwissHDS konzentriert sich stärker auf Kernelemente des künftigen elektronischen Gesundheitsdossiers, während einzelne Vorhaben zeitlich verschoben oder etappiert werden.

Am 3. Juli 2026 erhielt das Projekt die Freigabe für eine schlanke erste Umsetzungsphase. In diesem Minimum Viable Product sollen Infrastruktur-Dienste anhand weniger definierter Anwendungsfälle mit realen Akteuren getestet werden. Dabei geht es unter anderem um den Datenaustausch zwischen Systemen, Datenschutz, Rollenverteilung und Nutzerfreundlichkeit. Die MVP-Phase soll bis Ende 2028 dauern. Über die vollständige Umsetzung soll später auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse entschieden werden.

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Was jetzt konkret geschehen muss

Bürokratieabbau ist keine Aufgabe einzelner Arztpraxen. Veränderungen sind auf mehreren Ebenen erforderlich:

Der Erfolg sollte nicht allein daran gemessen werden, ob neue Plattformen oder Standards eingeführt wurden. Entscheidend ist, ob im Alltag tatsächlich weniger Daten doppelt erfasst, weniger Dokumente ausgedruckt und weniger vermeidbare Rückfragen gestellt werden.

Fazit

Die SGAIM-Erhebung zeigt, welche administrativen Tätigkeiten Gesundheitsfachpersonen besonders häufig als unnötig erleben. Sie misst keine exakten Zeitverluste und weist keine konkreten Patientenschäden nach. Eine unabhängige Obsan-Auswertung bestätigt jedoch, dass Versicherungs-, Abrechnungs- und allgemeine Verwaltungsaufgaben einen erheblichen Anteil der ärztlichen Arbeitszeit beanspruchen können.

Besonders problematisch sind fehlende Interoperabilität, Doppeldokumentationen, Papierprozesse, nicht bearbeitbare PDF-Dokumente und wiederkehrende Versicherungsanfragen. Die technischen und politischen Lösungsansätze sind inzwischen konkreter geworden. HL7 FHIR soll die Grundlage des SwissHDS bilden, der Bund verfolgt das Once-Only-Prinzip und Arbeitsgruppen von BAG, FMH und prio.swiss befassen sich mit administrativer Entlastung.

Von einer flächendeckenden Entlastung kann dennoch noch nicht gesprochen werden. Entscheidend wird sein, ob aus Standards, Arbeitsgruppen und Pilotprojekten messbare Verbesserungen im Alltag von Praxen und Spitälern entstehen.

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